OA辦公系統(tǒng)在經(jīng)歷了規(guī)劃、系統(tǒng)選型、調(diào)研、定制開(kāi)發(fā)、測(cè)試等過(guò)程后交付最終用戶上線使用，開(kāi)始系統(tǒng)實(shí)施和使用推廣。與財(cái)務(wù)軟件不一樣的是，OA項(xiàng)目的應(yīng)用范圍決定了它是一個(gè)“全員信息化”的大事，各個(gè)部門(mén)和單位的絕大多數(shù)人都參與使用，從上線那一天起到最后無(wú)論好壞，每個(gè)人都知道你干過(guò)一件漂亮或者很糟糕的事情。OA辦公系統(tǒng)上線后在使用推廣過(guò)程中會(huì)遇到各種問(wèn)題，相關(guān)問(wèn)題如果處理不好將影響推廣使用的效果，甚至決定OA項(xiàng)目的成敗，我們將常見(jiàn)的問(wèn)題分類(lèi)歸納如下： 

1、OA辦公系統(tǒng)推廣使用的問(wèn)題 

使用推廣是OA系統(tǒng)實(shí)施的一個(gè)最重要的環(huán)節(jié)，要分步實(shí)施、從易到難，忌貪一步到位，單位內(nèi)容必須領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用，使用前最好做好相關(guān)的培訓(xùn)。

在使用范圍上，可以選擇重要部門(mén)和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)好的使用者先開(kāi)始(在需求和測(cè)試環(huán)節(jié)，這些部門(mén)的核心人員能夠前期參與進(jìn)來(lái)，逐步的擴(kuò)展到整個(gè)單位。

在模塊上可以選擇容易使用和重要的功能，預(yù)先投入培訓(xùn)和推廣使用，如果員工進(jìn)入OA系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊，心里難免有抵觸心理。

最好能配備專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)管理員，要負(fù)責(zé)協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù)，系統(tǒng)管理員根據(jù)單位的規(guī)模進(jìn)行配備，要求高的以計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)出身的人員比較合適，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系。最終用戶在系統(tǒng)使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題一般會(huì)直接反饋到系統(tǒng)管理員，具體見(jiàn)“OA系統(tǒng)管理員職責(zé)分析”。 

2、OA辦公系統(tǒng)功能需求問(wèn)題 

這種情況主要出現(xiàn)在定制開(kāi)發(fā)的功能模塊上，涉及到模塊功能細(xì)節(jié)的調(diào)整和功能的增加，一般是最終使用者在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有開(kāi)發(fā)出來(lái)的功能與現(xiàn)有的功能有出入，或不能滿足目前使用的實(shí)際需要。

如果是功能的增加，軟件廠商和最終用戶雙方定好邊界，如果需求功能無(wú)限制的調(diào)整和增加，頻繁的修改勢(shì)必帶來(lái)新的錯(cuò)誤影響正在運(yùn)行系統(tǒng)的穩(wěn)定性。如果確認(rèn)是必須修改的，最好能夠分批完整的提出，這樣也有利于軟件設(shè)計(jì)者對(duì)系統(tǒng)統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)。 

3、OA辦公系統(tǒng)問(wèn)題

系統(tǒng)的易用性和穩(wěn)定性對(duì)OA系統(tǒng)的推廣使用的影響是非常大的，成熟和易用的軟件更有利于推廣使用，如果系統(tǒng)不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)經(jīng)常出錯(cuò)勢(shì)必也影響日常的使用，此外系統(tǒng)的性能對(duì)用戶的體驗(yàn)也非常重要，如果一個(gè)性能不太好、每次點(diǎn)擊網(wǎng)頁(yè)響應(yīng)速度慢的系統(tǒng)帶來(lái)是比較差的用戶體驗(yàn)。

OA系統(tǒng)中如果包含了定制開(kāi)發(fā)的功能，在使用過(guò)程中可能出現(xiàn)運(yùn)行的錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題，需要協(xié)調(diào)OA軟件廠商解決。 

4、服務(wù)問(wèn)題 

沒(méi)有可靠的服務(wù)是不可能做好OA系統(tǒng)實(shí)施的，也沒(méi)有哪一款產(chǎn)品能完全符合每一個(gè)用戶的需求。

OA軟件系統(tǒng)中出現(xiàn)的問(wèn)題和響應(yīng)速度取決于兩方面，一是OA軟件廠商的服務(wù)團(tuán)隊(duì)的技術(shù)服務(wù)水平，二是軟件系統(tǒng)自身的技術(shù)架構(gòu)、易維護(hù)、易擴(kuò)展。 

5、其他

OA系統(tǒng)安全性特別是數(shù)據(jù)安全性、病毒防護(hù)、軟件系統(tǒng)自身的健壯和穩(wěn)定性、網(wǎng)絡(luò)波動(dòng)等因素也是實(shí)施中遇到的問(wèn)題，在系統(tǒng)運(yùn)行需建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制、OA辦公系統(tǒng)崩潰后的快速恢復(fù)等應(yīng)對(duì)措施。